همه ی ما در طول زندگی با اسناد و مدارک بسیاری سر و کار داریم که حاوی اطلاعات مهم و در بعضی مواقع ارزشمندی هستند و نیاز به نگهداری، دسته بندی و مراقبت دارند. جهت نگهداری این برگه ها، به لوازم به خصوصی مانند کاور کاغذ A4 برای بایگانی نیاز داریم که براساس تعداد و حجم برگه های کاغذ، ابعاد مدارک و نوع بایگانی، باید بطور هوشمندانه انتخاب گردند. در ادامه با تعدادی از محصولات مورد نیاز جهت بایگانی اسناد و مدارک آشنا می گردید.

 

کاور کاغذ A4

یکی از پرکاربرد ترین محصولات در بایگانی اسناد و مدارک کاور پلاستیک می باشد که هم به صورت جداگانه و هم به همراه دیگر لوازم بایگانی به کار برده می شود. کاور کاغذ A4 همانطور که قبلا هم گفته شد، می تواند همراه با دیگر لوازم مانند کلاسور و زونکن، مورد استفاده قرار بگیرد. با استفاده از این کار تا می توانید بدون سوراخ کردن برگه های اسناد و مدارک، آنها را با استفاده از کاور کاغذ A4، درون زونکن و یا کلاسور قرار دهید. یک کاور پلاستیک خوب، باید از مواد ضد الکتریسیته و ضد حساسیت ساخته شده باشد.

این موضوع باعث می شود تا هنگام ورق زدن، به یکدیگر نچسبند و به آسانی ورق بخورند. کاور سورنا دارای مدل های شفاف و نیمه مات می باشد و همچنین دارای جنس های ضخیم تر و با دوام تر، برای نگهداری طولانی مدت می باشند.در مدل های مات کاور سورنا، هیچ گونه اثر انگشتی بر روی آن باقی نمی ماند. کاور پلاستیک در ابعاد و اندازه های استاندارد کاغذهای تولید شده، مانند A4، A3، B5 و A5 در دسترس هستند. کاور کاغذ A4 در جنس ها، رنگ ها و تعداد پانچ های متفاوت تولید و عرضه می گردد. در هر کاور کاغذ A4 30 عدد برگه در ابعاد A4 جای می گیرد. اگر برگه های بیشتر از این را درون کاور پلاستیک قرار دهید شکل کلی و صحیح خود را از دست می دهد.

برای عدم پانچ و سوراخ کردن برگه ها آنها را در کاور سورنا قرار داده و بعد درون کلاسور نگهداری کنید.

 

کلاسور برای نگهداری مدارک

از کلاسورها علاوه بر مصارف دانشجویی، در زمینه بایگانی نیز استفاده می شوند. کلاسورها از حلقه هایی تشکیل شده اند که با فشار دست باز می گردند و می توانید مدارک را توسط یک کاور کاغذ A4 درون آن قرار دهید. حلقه های درون کلاسور به خوبی از مدارک و اسناد شما نگهداری می کنند. برای عدم پانچ و سوراخ کردن برگه ها آنها را در کاور سورنا قرار داده و بعد درون کلاسور نگهداری کنید. با این کار بهترین محافظت، از آسیب دیدن، پاره شدن و نفوذ گرد و غبار و رطوبت انجام می گیرد. لازم به ذکر می باشد که کلاسورها به دلیل عطف کمتر برگه های کمتری را نگهداری می کنند. زمانی که شما کاغذهایی بیش از ۲۰۰ الی ۳۰۰ برگ، می خواهید بایگانی کنید، کلاسور انتخاب مناسبی برای شما نمی باشد. کلاسورهای متفاوتی با جنس، تعداد حلقه، رنگ، نوع و کاربردهای متفاوت، در بازار موجود می باشند.

نوع پلاستیکی آن مانند زونکن از جنس پلی پروپیلن و مقاوم در برابر گرد و خاک و رطوبت می باشد. تا سالها می توانید از آنها برای امور بایگانی مدارک و کاربرد های دیگر استفاده کنید. همچنین بر روی عطف آنها برچسبی قرار داده شده است تا موضوع و دسته بندی را بر روی آن مشخص کنید. این امر برای پیدا کردن کلاسور مورد نظر را در بین چندین کلاسور دیگر، بسیار راحت می کند.

 

 

کلاسورها علاوه بر مصارف دانشجویی در زمینه بایگانی نیز استفاده می شوند.

 

پوشه و کلیپ فایل برای نگهداری مدارک و اسناد

پوشه محصولی است که جهت نگهداری و دسته بندی اسناد و مدارک، کاربرد فراوانی دارد. پوشه ها فاقد عطف هستند، بدین ترتیب از ظرفیت کم و محدودی برای نگهداری مدارک برخوردار می باشند. پوشه ها به دلیل سبک بودن برای حمل بسیار مناسب اند. امروزه پوشه ها علاوه بر جنس مقوایی دارای جنس پلاستیکی نیز می باشند. مدل های پلاستیکی دارای انواع خاصی هستند. آنها در انواع پلی پروپیلن ساده و پلاستیکی متالیک موجود می باشند. نوع متالیک آن از ضخامت بیشتری برخوردار است و بسیار با دوام تر می باشد. اما در کل باید اطمینان داشته باشید که پوشه و فایل های پلاستیکی به راحتی پاره نمی شوند و آسیب نمی بینند. همچنین در برابر گرد و خاک و رطوبت از مقاومت بالایی برخوردار هستند. از آنجایی که بعضی از مدل ها شفاف و بعضی دیگر مات می باشند، برای مدارک حاوی اطلاعات مهم، نوع مات پوشه بسیار مناسب است.

 

پاکت مدارک

پاکت ها در انواع و اندازه های مختلفی تولید می شوند و موجود می باشند. معمولا از ابعاد بزرگ آن برای امور بایگانی اسناد و مدارک استفاده می شود. پاکت ها معمولا از جنس مرغوب و با کیفیت تولید می شوند و دچار پارگی نمی گردند. نحوه بسته شدن درب آنها به صورت دکمه ای می باشد. درب بعضی از مدل ها به صورت زیپی و کشی نیز می باشند. که باعث می شود مدارک از داخل پاکت به بیرون نریزند و گم نشوند. پاکت ها در مدل های شفاف و مات تولید می شوند. مدل مات برای مشخص نبودن مدارکی که حاوی اطلاعات مهمی هستند انتخاب مناسب تری می باشد. این پاکت ها ممکن است دارای جیب هایی برای قرار دادن کارت ویزیت باشند. اندازه ی پاکت ها برای سایزهای استاندارد کاغذ، مانند A4، A3، B5، FC تنظیم شده اند.

 

پوشه ها به دلیل سبک بودن برای حمل بسیار مناسب هستند.

 

طلق و شیرازه

طلق و شیرازه دو محصولی هستند که با هم مسئولیت نگهداری از برگه ها را دارند. طلق و شیرازه ها مسئولیت نگهداری، جمع آوری، محافظت و دسته بندی اسناد و مدارک شما را به عهده دارند. وجود طلق در دو سمت برگه ها باعث جلوگیری از آسیب دیدگی و مفقود شدن آنها می شوند. هر شیرازه دارای عطف و ارتفاع متفاوتی می باشد. ارتفاع شیرازه نشان دهنده تناسب برای اندازه های استاندارد کاغذ A4، A3 و … است. عطف آن نشان دهنده ظرفیت شیرازه می باشد. برخی از طلق ها مات و برخی دیگر شفاف می باشند و همچنین در ضخامت های مختلف تولید می شوند.

 

جمع بندی

یکی از پرکاربرد ترین لوازم در امور بایگانی زونکن می باشد. این محصول در میان افرادی که دارای مدارک، اسناد و اوراق مهم برای بایگانی هستند، بسیار مهم و محبوب بوده است. زونکن ها به دلیل دارا بودن عطف بیشتر، تعداد برگه های بیشتری را نیز در خود جای می دهند. مدارک و اسناد با استفاده از اهرم و دو حلقه ی مقاوم نگهداری می شوند. با استفاده از کاور کاغذ A4 می توانید مدارک خود را سازماندهی کنید.